Ausschreibung erstellen

Die Ausschreibung ist der Punkt, an dem aus einem Bedarf ein Verfahren wird. Was hier unklar bleibt, kostet Sie in der Fragerunde Zeit und in der Bewertung Vergleichbarkeit.

Erfassen

Ein mehrstufiger Assistent führt durch die Anlage; Dokumente hängen Sie direkt an. Upload und Löschung werden protokolliert — auch das Entfernen einer Datei bleibt sichtbar.

Für eine Korrektur brauchen Sie nicht das ganze Formular: Einzelne Felder lassen sich direkt in der Ansicht bearbeiten.

Duplizieren statt Vorlagen

Es gibt keine Vorlagen. Stattdessen duplizieren Sie eine bestehende Ausschreibung.

Das klingt nach weniger, ist in der Praxis aber mehr: Eine Kopie startet mit echten, bereits einmal bewährten Inhalten statt mit einem Gerüst aus Platzhaltern. Legen Sie sich für wiederkehrende Beschaffungen bewusst eine „gute” Ausschreibung an, die Sie jedes Mal kopieren.

Interne Freigabe

Vor der Publikation steht die interne Freigabe. Eine Rückweisung wird mit Begründung dokumentiert — das ist kein Formalismus, sondern der Moment, den eine Revision später am häufigsten ansieht.

Rechnen Sie die Freigabe in Ihren Zeitplan ein. Sie ist der häufigste Grund, warum eine Ausschreibung später rausgeht als geplant.

Lieferanten einladen

Sie laden ein — es gibt keine offene Selbstregistrierung, bei der sich jemand von sich aus auf Ihre Ausschreibung bewirbt. Eingeladene lassen sich auch nachträglich hinzufügen oder entfernen.

Wenn Ihr Haus das Zugangsanfrage-Formular aktiviert hat, können unbekannte Lieferanten sich melden. Das legt kein Konto an; es löst eine Nachricht an den Einkauf aus, und Sie entscheiden.

Wenn sich etwas ändert

Eine Änderungsmitteilung an alle Eingeladenen wird manuell ausgelöst — sie passiert nicht von selbst, wenn Sie ein Dokument austauschen.

Machen Sie es sich zur Regel: Jede Änderung nach der Publikation wird mitgeteilt. Ein Lieferant, der auf dem alten Stand kalkuliert, reicht ein Angebot ein, das Sie nicht brauchen können — und beide Seiten haben die Arbeit umsonst gemacht.

Übersicht behalten

Filter und Suche gehen über alle Ausschreibungen. Abgeschlossene sind standardmässig ausgeblendet, was die Liste kurz hält; wer sie sucht, blendet sie ein.