Angebote bewerten

Die Bewertung ist der Schritt, bei dem sich rächt, was in der Ausschreibung unklar formuliert war. Sie ist auch der Schritt, den eine Revision zuerst ansieht.

Die Angebotsbewertung ist eine kostenpflichtige Erweiterung. Wenn die folgenden Funktionen bei Ihnen fehlen, liegt es daran und nicht an einer Einstellung.

Kriterien und Gewichtung

Kriterien werden mit einer Gewichtung in Prozent hinterlegt. Als Typen gibt es Zahl, Preis, Freitext und Auswahlliste.

Für den Preis stehen zwei Formeln zur Verfügung: linear und degressiv mit einem Cutoff bei 20 Prozent. Das ist deutlich mehr als „billigster Preis gewinnt”, und es lohnt sich, die Wirkung einmal an alten Zahlen durchzuspielen, bevor Sie sich für eine entscheiden.

Sie können mehrere benannte Bewertungsstrategien führen; zwei Standardstrategien werden automatisch angelegt.

Jede Person bewertet für sich

Das ist die Funktion, mit der niemand rechnet: Es gibt Bewertungsrunden pro Person. Mehrere bewerten unabhängig voneinander, danach gibt es eine Vergleichsansicht.

Der Unterschied zur Tabellenkalkulation im Netzlaufwerk ist nicht die Bequemlichkeit, sondern dass niemand die Bewertung der anderen sieht, bevor er seine eigene abgegeben hat. Diskutiert wird danach — über Abweichungen, nicht darüber, wer zuletzt gespeichert hat.

Entscheiden

Shortlist, Gewinnervorschlag, Bestätigung, Widerruf: vier Schritte, und die Trennung zwischen Vorschlag und Bestätigung ist das Vier-Augen-Prinzip. Ein Widerruf ist vorgesehen und dokumentiert.

Interne Notizen an Angeboten bleiben intern. Der Lieferant sieht sie nie — was für ihn bestimmt ist, geht als Nachricht oder als Begründung raus.

Nicht jede Auswertung endet mit einem Gewinner. Schliessen Sie ohne Zuschlag ab, bekommen alle Teilnehmer eine Mail.

Muss ein Verfahren vorzeitig enden — der Bedarf fällt weg, die Unterlagen waren falsch —, ziehen Sie die Ausschreibung zurück. Das geht nach der Publikation jederzeit, auch nach Ende der Angebotsfrist, und nur für den Einkauf. Den Grund halten Sie intern fest; die Lieferanten erfahren ihn nicht, bekommen aber sofort eine Mail. Der Schritt lässt sich nicht rückgängig machen, nicht eingereichte Angebotsentwürfe werden gelöscht, und ein Neustart ist eine Kopie der Ausschreibung.

Danach zeigt jede abgeschlossene Ausschreibung ihr Ergebnis: mit Zuschlag, ohne Zuschlag oder abgebrochen.

Was es nicht gibt

• Keine Nebeneinander-Ansicht von Szenarien. Mehrere Gewichtungsmodelle sind möglich, eine Gegenüberstellung in einem Bild ist es nicht.
• Keine Einsparungsberechnung. Die Kacheln auf dem Dashboard zählen, sie rechnen nicht.
• Keine Fallakte über mehrere Ablehnungsrunden auf der Lieferantenseite: Der Grund der letzten Runde ist dokumentiert, die Historie darüber nicht. Und wer abgelehnt hat, sieht ein Lieferant nie.

Womit Sie sich Arbeit sparen

Legen Sie die Kriterien vor der Publikation fest und schreiben Sie sie in die Ausschreibung. Kriterien, die erst beim Vergleich entstehen, sind schwer zu begründen — und genau danach wird gefragt, wenn ein unterlegener Anbieter nachhakt.