Zuschlag und Vertrag

Nach der Bestätigung des Gewinners informieren Sie die Anbieter. Was danach passiert, hängt davon ab, ob Ihr Haus das Vertragsmodul einsetzt — es ist kostenpflichtig und nicht überall im Einsatz.

Vom Angebot zum Vertrag

Aus einem gewonnenen Angebot entsteht ein Vertrag. Es geht auch ohne Ausschreibung: Bestandsverträge, die nur überwacht werden sollen, lassen sich direkt anlegen.

Wo ein Vertrag steht, zeigt die Vertragsseite. Wichtiger ist, was Sie von dort aus tun können: die Unterschrift anfordern, eine offene Anfrage zurückziehen, nach einer Ablehnung erneut anfordern — und später kündigen.

Die Unterschrift

Sie fordern die Unterschrift an, der Lieferant bestätigt im Portal. Die Bestätigung erfolgt per Klick und wird mit Zeitstempel protokolliert.

Das ist keine qualifizierte elektronische Signatur nach ZertES oder eIDAS. Für die meisten Beschaffungen ist das genau richtig. Wenn für einen Vertrag eine qualifizierte Signatur verlangt ist, klären Sie das mit Ihrer Rechtsabteilung, bevor Sie die Anfrage stellen — es ist eine vertragliche Frage, keine technische.

Lehnt der Lieferant ab, ist das ein regulärer Schritt: Sie passen an und fordern erneut an.

Merken Sie nach dem Versand, dass am Vertrag noch etwas nicht stimmt, ziehen Sie die Anfrage zurück. Der Lieferant bekommt eine Mail. Erneut versenden lässt sich der Vertrag erst, nachdem Sie ihn auf den Entwurf zurückgesetzt und angepasst haben.

Kündigen

Einen unterzeichneten Vertrag können Sie in e-Request kündigen. Das Wirksamkeitsdatum ist Pflicht; einen Kommentar und das Kündigungsschreiben können Sie mitgeben. Der Lieferant bekommt eine Mail, der Vertrag wird inaktiv und fällt aus der Fristenüberwachung. Kündigen kann auch der Lieferant, aus seinem Portal — dann bekommen Sie die Mail.

e-Request erfasst die Kündigung, es spricht sie nicht aus. Rechtswirksam wird sie wie bisher über Ihr Kündigungsschreiben und die Fristen im Vertrag.

Fristen und Lieferungen

Zum Vertrag gehören Vertragsnummer, Vertragswert und Verlängerungsoption. Die Fristenüberwachung erinnert und führt eine Liste auf dem Dashboard.

Die Erinnerungen sind intern. Der Lieferant wird nicht erinnert — wer das erwartet, wartet auf etwas, das nicht kommt.

Für Lieferungen lassen sich Soll- und Ist-Datum, eine Bemerkung und die Abnahme festhalten: noch offen, abgenommen, unter Vorbehalt abgenommen oder verweigert.

Was Sie einem Anbieter sagen können

Und was nicht: Der Grund der letzten Ablehnungsrunde ist für den Lieferanten sichtbar. Wer intern entschieden hat, sieht er nie, und eine Historie über mehrere Runden gibt es nicht.

Interne Notizen bleiben intern — auch die am Angebot. Was den Anbieter erreichen soll, geht als Nachricht raus.

Wenn Ihr Haus das Modul nicht hat

Dann endet e-Request beim Zuschlag, und der Vertrag läuft auf Ihrem üblichen Weg. Das ist kein Sonderfall; sagen Sie es Ihren Lieferanten nur, damit niemand auf eine Unterschriftsanfrage im Portal wartet.