Procurement Admin · Procurement User · Fachbereich
Überblick über e-Request
Wofür die Plattform da ist, wer damit arbeitet und wie eine Beschaffung von der Anfrage bis zum Vertrag läuft.
- Dauer: 10 Min.
- Niveau: Einstieg
- Keine Voraussetzungen
Bevor Sie irgendetwas konfigurieren oder erfassen, lohnt sich ein Blick auf den Ablauf als Ganzes.
Die Beteiligten
- Fachbereich meldet einen Bedarf an und verfolgt ihn.
- Einkauf führt die Beschaffung durch: Ausschreibung, Fragerunde, Bewertung, Zuschlag.
- Admin richtet die Organisation ein, verwaltet Rollen und Zugänge und pflegt Kategorien, Kriterien und Vorlagen.
- Lieferanten arbeiten in einem eigenen Portal — sie sehen Ihre interne Sicht nie.
Diese drei Rollen gibt es im Produkt genau so. Sie sind kein Organigramm-Vorschlag, sondern das Berechtigungsmodell.
Der Ablauf
- Bedarf entsteht im Fachbereich.
- Ausschreibung wird erfasst, mit Dokumenten, und intern freigegeben.
- Lieferanten einladen — der Einkauf lädt ein, es gibt keine offene Selbstregistrierung.
- Fragerunde: Fragen werden gesammelt, beantwortet, freigegeben und allen Eingeladenen gemeinsam publiziert.
- Angebote werden im Lieferantenportal erstellt und eingereicht.
- Bewertung nach vorher festgelegten, gewichteten Kriterien.
- Zuschlag und, wenn das Vertragsmodul im Einsatz ist, der Vertrag.
Der Ablauf ist bewusst fix
Das ist der Punkt, an dem sich e-Request von einem Werkzeugkasten unterscheidet: Die Schritte sind fest verdrahtet. Sie können sie nicht umbauen, und das ist die Absicht — ein Verfahren, das jedes Mal gleich läuft, ist genau das, was eine Revision zwei Jahre später nachvollziehen kann.
Anpassbar sind Rollen, Rechte, Felder, Kriterien und Vorlagen. Was in welcher Reihenfolge passiert, nicht.
Wer damit rechnet, den Ablauf an eine bestehende Sonderlösung anzupassen, sollte das früh wissen — deshalb steht es hier und nicht in einer Fussnote.
Was protokolliert wird
Über die Geschäftsobjekte hinweg wird umfassend protokolliert, und jede Ausschreibung hat ihre eigene Protokollansicht. Das ist der zweite Grund, warum der feste Ablauf ein Vorteil ist: Nachvollziehbarkeit entsteht nicht durch Disziplin, sondern durch die Software.
Was Sie als Nächstes lesen
Je nach Rolle: Als Admin richten Sie zuerst die Organisation ein. Als Einkauf beginnen Sie bei der Ausschreibung. Als Fachbereich reicht der Weg vom Bedarf bis zur Statusverfolgung.