Fachbereich
Status verfolgen
Wo Ihre Anfrage steht, was Sie sehen dürfen — und was Ihnen bewusst nicht angezeigt wird.
- Dauer: 15 Min.
- Niveau: Einstieg
- Vorher lesen: Bedarf melden
Nach dem Absenden ist die häufigste Frage: „Und jetzt?”
Wo Sie nachsehen
- Aufgabenliste und Kalenderansicht — was von Ihnen erwartet wird und wann.
- Aktivitäts-Feed auf dem Dashboard — was zuletzt passiert ist.
- Globale Suche — über alles, wozu Sie berechtigt sind.
Die Kennzahlkacheln auf dem Dashboard sind Zählungen: Mengen und Durchlaufzeiten. Sie sind keine Auswertung und schon gar keine Einsparungsrechnung — eine solche gibt es im Produkt nicht.
Wer ist am Zug
Jede Anfrage hat zu jedem Zeitpunkt genau eine zuständige Stelle. Wenn Sie wissen, welche das ist, wissen Sie auch, wen Sie ansprechen.
Zwischen Einladung und Einreichung liegt der Ball beim Lieferanten, und dort kann ihn niemand beschleunigen: Die Fristen sind gesetzt, und sie zu verkürzen würde die Vergleichbarkeit der Angebote zerstören.
Was Sie sehen — und was nicht
Das überrascht regelmässig, deshalb ausdrücklich:
Sie sehen alle Lieferanten, samt Zuständen und Kontaktdaten. Wer einen Bedarf formuliert, soll wissen, mit wem das Haus arbeitet.
Sie sehen nicht:
- Preise und Angebotsdetails fremder Ausschreibungen
- Qualifikationsdaten der Lieferanten
Und es gibt kein direktes Kontaktformular zum Lieferanten. Das ist keine Bequemlichkeitslücke: Ein laufendes Verfahren darf nicht ausserhalb des Verfahrens beeinflusst werden. Wenn Sie fachlich etwas klären müssen, geht das über den Einkauf und, wo es alle betrifft, über die Fragerunde — dort bekommen alle Anbieter dieselbe Antwort.
Wie eine Ausschreibung endet
Eine abgeschlossene Ausschreibung zeigt ihr Ergebnis: Abgeschlossen mit Zuschlag, Beendet ohne Zuschlag oder Abgebrochen. Abgebrochen heisst, der Einkauf hat sie zurückgezogen. Das kann nur er, und es lässt sich nicht rückgängig machen — ein Neustart ist eine Kopie.
Fällt Ihr Bedarf weg, sagen Sie es deshalb dem Einkauf, statt die Ausschreibung auslaufen zu lassen. Die Lieferanten bekommen dann eine klare Mail statt einer Absage, die keine ist.
Wann nachfragen sinnvoll ist
Nicht bei jedem Schritt — aber dann, wenn ein Termin näher rückt, den Sie zugesagt haben. Ein kurzer Hinweis mit Datum ist wirksamer als eine allgemeine Nachfrage.
Mobil
Die Oberfläche ist für Mobilgeräte ausgelegt; eine eigene App gibt es nicht. Für einen Blick auf den Status reicht das Telefon, für das Erfassen eines Bedarfs ist ein Rechner die bessere Wahl.