KI-Assistenten und Schnittstellen einrichten

e-Request bindet selbst kein Modell ein. Was es gibt, ist ein Anschluss: Ihr eigener KI-Assistent — Claude, ein Modell im eigenen Haus, was Sie einsetzen — verbindet sich über den MCP-Server mit Ihrer Instanz. Für Systeme ohne Modell gibt es die REST-API. Beides sind kostenpflichtige Zusatzmodule; sie müssen in Ihrer Lizenz stehen, sonst antwortet der Endpunkt nicht.

Diese Lektion richtet beides ein. Wie die einzelne Person ihren Assistenten verbindet, steht in Den eigenen KI-Assistenten anschliessen.

Zwei Arten von Zugang

	Persönlicher KI-Zugang	Technischer Zugang (Service-Account)
Für wen	eine Person und ihren Assistenten	ein System, eine Integration
Sieht	genau, was die Person im Portal sieht	den ganzen Mandanten, ohne Abteilungsschnitt
MCP-Server	lesen, auf Wunsch auch schreiben	nur lesen
REST-API	—	lesen, auf Wunsch auch schreiben
Wer stellt aus	die Person selbst, sobald Sie es erlauben	die Administration
Im Protokoll	die Person, „über KI-Assistent“	der Service-Account, „über API“

Die Faustregel: Arbeitet ein Mensch mit seinem Assistenten, dann persönlich. Ein technischer Schlüssel sieht alles und gehört niemandem — er ist für Systeme gedacht, nicht für Leute.

Einstellungen → MCP-Server

Hier stehen der Endpunkt, den die Assistenten brauchen, die Werkzeuge, die der Server anbietet, und vier Schalter.

Persönliche KI-Zugänge erlauben — Standard aus. Erst wenn Sie das einschalten, können sich Personen in ihrem Profil einen Zugang ausstellen oder ihren Assistenten mit „Mit e-Request anmelden“ verbinden. Es gibt keine Freigabe pro Person: Eingeschaltet gilt es für alle drei Rollen, und jede Person bekommt genau ihre Rechte aus dem Portal.

Höchstens gültig (Tage) — wie lange ein persönlicher Zugang höchstens läuft, zwischen 7 und 365 Tagen. Die Person wählt innerhalb dieser Grenze. Eine Woche vor Ablauf bekommt sie eine Erinnerung per Mail.

Beträge an KI-Assistenten übermitteln — Standard an. Budgets und Angebotssummen gehen dann an das Modell. Über einen persönlichen Zugang sieht niemand mehr Beträge als im Portal; ein technischer Schlüssel sieht alle. Ausgeschaltet gibt der Server keine Beträge heraus, für niemanden — der Assistent sagt dann, dass er Preisfragen nicht beantworten kann.

Nur intern schreiben — Standard aus. Verbindliche Schritte führt ein Assistent ohnehin nie selbst aus (siehe unten). Mit diesem Schalter bietet er sie gar nicht erst an, auch nicht zur Bestätigung. Übrig bleibt, was intern und umkehrbar ist: Entwürfe anlegen, Felder ändern, Antworten vorbereiten, die engere Auswahl pflegen. Das ist die Antwort auf die erste Frage jeder IT-Sicherheit: „Kann der Assistent etwas nach aussen schicken?“ — Nein.

Was ein Assistent darf — und was nicht

Ein Assistent mit Schreibrecht arbeitet im Einkaufsprozess: Ausschreibungen, Angebote, Fragen, Lieferanten, Verträge, Terminfindungen. Was er tun darf, entscheidet dieselbe Berechtigung wie im Portal. Ein Fachbereich kann über seinen Assistenten nicht mehr als im Portal.

Jeder Schritt hat eine Wirkungsklasse:

• Intern und umkehrbar — Entwurf anlegen, Felder ändern, auf die engere Auswahl setzen, eine Antwort schreiben, einen Kommentar hinterlassen. Das führt der Assistent sofort aus.
• Verbindlich — alles, was Lieferanten erreicht oder sich nicht zurücknehmen lässt: veröffentlichen, absagen, Zuschlag erteilen, einem Lieferanten schreiben, Termine vorschlagen, zur Unterschrift senden, kündigen, löschen. Das führt der Assistent nicht aus. Er legt den Schritt zur Bestätigung vor und gibt der Person einen Link; erst ihr Klick im Portal führt ihn aus, als sie. Eine Bestätigung gilt 60 Minuten und verfällt, wenn sich der Datensatz inzwischen geändert hat. Bestätigen kann nur die Person selbst — auch Sie als Administration nicht für sie.

Nie über einen Assistenten: Administration. Benutzer, Rollen, Schlüssel, Einstellungen und Kategorien bleiben im Portal. Auch Unterlagen hochladen und einen Vertrag neu anlegen geschieht im Portal.

Einstellungen → Technische Zugänge

Hier stellen Sie Service-Accounts für Systeme aus: mit Leserecht oder zusätzlich mit Schreibrecht für die REST-API. Der Schlüssel wird genau einmal angezeigt — kopieren Sie ihn sofort an seinen Bestimmungsort. Verlorene Schlüssel stellen Sie neu aus.

Zwei Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie einen ausstellen:

• Ein technischer Schlüssel sieht mandantenweit alles. Es gibt keinen Abteilungsschnitt.
• Er trägt REST-API und MCP-Server. Auf dem MCP-Server bleibt er lesend, auch mit Schreibrecht für die REST-API. Schreiben über MCP läuft nur über persönliche Zugänge, damit jede Änderung einen Namen trägt.

Einen Service-Account verwalten Sie, er verwaltet nichts: Benutzer, Schlüssel und Einstellungen erreicht er nicht. Rotieren Sie seine Schlüssel bei personellen Wechseln — er gehört keiner Person, aber jemand kennt ihn.

Überblick und Widerruf

Unter Einstellungen → MCP-Server → Alle KI-Zugänge ansehen sehen Sie jeden persönlichen Zugang Ihrer Instanz: wem er gehört, wann er zuletzt benutzt wurde, wann er abläuft. Sie können einen einzelnen widerrufen oder alle Zugänge einer Person auf einmal.

Ein Zugang endet ausserdem von selbst:

• wenn er abläuft,
• wenn die Person deaktiviert wird,
• bei SSO, wenn sich die Person 14 Tage lang nicht im Portal angemeldet hat — e-Request erfährt von einem Austritt in Ihrem Identity Provider erst bei der nächsten Anmeldung, und so bleibt die Lücke kurz,
• wenn Sie „Persönliche KI-Zugänge erlauben“ ausschalten.

Im Protokoll

Jede Änderung über einen Assistenten steht im Activity Log mit der Person, die gehandelt hat, und dem Vermerk „über KI-Assistent“. Änderungen über die REST-API tragen „über API“ und den Namen des Service-Accounts. So lässt sich jederzeit trennen, was im Portal, was über eine Integration und was über einen Assistenten geschah.