Lieferanten verwalten

Der vorgesehene Weg ist einfach: Der Einkauf lädt ein, der Lieferant füllt aus. Es gibt keine offene Selbstregistrierung.

Der Trichter

Das Onboarding ist ein Trichter mit Mails in jedem Schritt. Der Lieferant sieht jederzeit, ob der Ball bei ihm liegt — und das ist der Punkt, der Ihnen Rückfragen erspart.

Für unbekannte Lieferanten gibt es ein Zugangsanfrage-Formular mit Spamschutz. Es legt kein Konto an, sondern löst eine Mail an den Einkauf aus. Es lässt sich abschalten, wenn Sie den Kanal nicht wollen.

Bei Schweizer Unternehmen können Stammdaten über die UID aus dem öffentlichen Handelsregister übernommen werden. Für Instanzen ohne ausgehendes Netz ist die Suche einzeln abschaltbar.

Nachbesserung statt Ablehnung

Der wichtigste Zustand im Trichter: Sie geben eine Registrierung mit Pflichtbegründung zurück. Der Lieferant sieht, dass er am Zug ist, und er sieht wofür — nicht denselben Zustand wie am ersten Tag.

Das ist kein Detail. Es ist der Unterschied zwischen einem Lieferanten, der nachbessert, und einem, der anruft.

Endgültige Ablehnung — und Wiederaufnahme

Davon getrennt gibt es die endgültige Ablehnung als eigenen, abschliessenden Zustand. Sie bedeutet „passt nicht”, nicht „bitte nachbessern”, und sie ist aus jedem Zustand des Trichters erreichbar.

Eine Ablehnung lässt sich später wieder aufnehmen. Der Lieferant startet dann erneut als Entwurf. Der Gedanke dahinter: Abgelehnt wurde die Qualifikation, nicht die Firma — Umstände ändern sich.

Sperren, archivieren, reaktivieren

Sperren und Entsperren, Archivieren und Reaktivieren stehen zur Verfügung. Eine Reaktivierung führt dorthin zurück, wo der Lieferant war, und nicht pauschal nach „freigegeben” — wer einmal im Trichter stecken geblieben ist, steckt danach an derselben Stelle.

Hauptkontakt und Stellvertretung

Ein Lieferant hat einen Hauptkontakt und optional eine Stellvertretung. Fachlich dürfen beide dasselbe; verwalten darf nur der Hauptkontakt. Die Stellvertretung kann mit oder ohne eigenen Zugang geführt werden.

Weisen Sie darauf hin, wenn Sie einladen. Es ist die günstigste Massnahme gegen die häufigste Ausrede — „die Kollegin war in den Ferien”.

Was es hier nicht gibt

• Keine Lieferantenbewertung und keine Lieferanten-Analytics. Das SRM-Modul ist in Entwicklung und nicht eingeschaltet. Wenn das für Sie zentral ist, sagen Sie es uns — es wird als Nachfrage gemessen, nicht geschätzt.
• Kein Screening gegen Sanktions-, PEP- oder ESG-Listen und keine namentliche Abdeckung von Lieferkettenregulatorik. Was das Produkt tut, ist Angaben und Nachweise strukturiert erheben. Ob Sie damit konform sind, entscheidet Ihre Rechtsabteilung, nicht die Software.
• Kein offener Marktplatz. Ihre Lieferantendaten bleiben in Ihrer Instanz.