Rollen und Rechte

Es gibt drei Rollen: Admin, Einkauf und Fachbereich. Sie sind fest im Produkt angelegt; Sie ordnen Personen zu, Sie erfinden keine vierte.

Wer was tut

• Admin — Organisation, Rollen, Zugänge, Kategorien, Kriterien, Vorlagen, Branding, Systemeinstellungen.
• Einkauf — führt Beschaffungen: Ausschreibung, Lieferanteneinladung, Fragerunde, Bewertung, Zuschlag.
• Fachbereich — meldet Bedarf an und verfolgt ihn.

Was der Fachbereich sieht — und was nicht

Diese Grenze wird am häufigsten falsch erwartet, deshalb ausführlich:

Ein Fachbereich sieht alle Lieferanten, einschliesslich ihrer Zustände und Kontaktdaten. Das ist Absicht: Wer einen Bedarf formuliert, soll wissen, mit wem das Haus überhaupt arbeitet.

Nicht sichtbar sind:

• Preise und Angebotsdetails fremder Ausschreibungen
• Qualifikationsdaten der Lieferanten

Ebenfalls nicht vorhanden: ein direktes Kontaktformular zum Lieferanten. Der Kontakt läuft über den Einkauf, und zwar nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil ein laufendes Verfahren sonst ausserhalb des Verfahrens beeinflusst würde.

Wenn Ihnen das zu grob ist

Die Berechtigung ist rollen- und abteilungsbasiert. Einen feineren Schnitt — etwa „diese Person sieht nur diese eine Kategorie” — gibt es nicht. Planen Sie damit, statt darauf zu warten.

Das gilt auch für die Schnittstellen: Ein API-Schlüssel sieht mandantenweit alles, es gibt keinen Abteilungsschnitt. Wer einen Service-Account ausstellt, vergibt damit Lesezugriff auf den ganzen Mandanten.

Rollenwechsel

Rollen gehören an Funktionen, nicht an Personen. Wer eine Zuordnung ändert, ändert sie an einer Stelle — das ist der ganze Vorteil, und er geht verloren, sobald Ausnahmen gepflegt werden.

Ein Sonderfall: Läuft Ihre Instanz mit SSO, besitzt nicht die Anwendung die Rolle, sondern Ihr Identity Provider. Was Sie hier sehen, ist dann eine Anzeige, keine Verwaltung — siehe Anmeldung und SSO.