Procurement User
Zuschlag und Vertrag
Vom bestätigten Gewinner zum unterzeichneten Vertrag — und was die Unterschrift im Portal rechtlich ist.
- Dauer: 20 Min.
- Niveau: Vertiefung
- Vorher lesen: Angebote bewerten
Nach der Bestätigung des Gewinners informieren Sie die Anbieter. Was danach passiert, hängt davon ab, ob Ihr Haus das Vertragsmodul einsetzt — es ist kostenpflichtig und nicht überall im Einsatz.
Vom Angebot zum Vertrag
Aus einem gewonnenen Angebot entsteht ein Vertrag. Es geht auch ohne Ausschreibung: Bestandsverträge, die nur überwacht werden sollen, lassen sich direkt anlegen.
Ein Vertrag kennt vier Zustände: Entwurf, Unterschrift angefragt, vom Lieferanten bestätigt, vom Lieferanten abgelehnt.
Die Unterschrift
Sie fordern die Unterschrift an, der Lieferant bestätigt im Portal. Die Bestätigung erfolgt per Klick und wird mit Zeitstempel protokolliert.
Das ist keine qualifizierte elektronische Signatur nach ZertES oder eIDAS. Für die meisten Beschaffungen ist das genau richtig. Wenn für einen Vertrag eine qualifizierte Signatur verlangt ist, klären Sie das mit Ihrer Rechtsabteilung, bevor Sie die Anfrage stellen — es ist eine vertragliche Frage, keine technische.
Lehnt der Lieferant ab, ist das ein regulärer Schritt: Sie passen an und fordern erneut an.
Fristen und Lieferungen
Zum Vertrag gehören Vertragsnummer, Vertragswert und Verlängerungsoption. Die Fristenüberwachung erinnert und führt eine Liste auf dem Dashboard.
Die Erinnerungen sind intern. Der Lieferant wird nicht erinnert — wer das erwartet, wartet auf etwas, das nicht kommt.
Für Lieferungen lassen sich Soll- und Ist-Datum, die Abnahme und eine Bemerkung festhalten.
Was Sie einem Anbieter sagen können
Und was nicht: Der Grund der letzten Ablehnungsrunde ist für den Lieferanten sichtbar. Wer intern entschieden hat, sieht er nie, und eine Historie über mehrere Runden gibt es nicht.
Interne Notizen bleiben intern — auch die am Angebot. Was den Anbieter erreichen soll, geht als Nachricht raus.
Wenn Ihr Haus das Modul nicht hat
Dann endet e-Request beim Zuschlag, und der Vertrag läuft auf Ihrem üblichen Weg. Das ist kein Sonderfall; sagen Sie es Ihren Lieferanten nur, damit niemand auf eine Unterschriftsanfrage im Portal wartet.