Procurement Admin
Was konfigurierbar ist, und was nicht
Der Ablauf steht fest — Vorlagen, Kriterien, Kategorien und Branding nicht. Wo die Grenze verläuft.
- Dauer: 20 Min.
- Niveau: Fortgeschritten
- Vorher lesen: Organisation einrichten
Die häufigste Erwartung an eine Beschaffungsplattform ist, dass sie sich an den eigenen Ablauf anpassen lässt. Bei e-Request ist es umgekehrt, und zwar absichtlich.
Fest verdrahtet
Der Ablauf. Ausschreibung, interne Freigabe, Einladung, Fragerunde, Angebote, Bewertung, Zuschlag — in dieser Reihenfolge, immer.
Das ist keine offene Baustelle. Es ist der Compliance-Nutzen: Ein Verfahren, das jedes Mal gleich läuft, lässt sich zwei Jahre später nachvollziehen. Ein konfigurierbarer Ablauf könnte das nicht, weil dann jede Ausschreibung ihre eigene Geschichte hätte.
Wenn Ihr Haus einen Sonderablauf hat, ist das eine Entscheidung, die vor der Einführung gehört — nicht eine Einstellung, die man sucht.
Was Sie selbst einstellen
- Kategorien samt CPV-Zuordnung
- Bewertungskriterien für Angebote und Lieferanten, mit Gewichtung
- E-Mail-Vorlagen — es sind rund dreissig, in Deutsch und Englisch, mit Vorschau und Testversand
- Branding — Ihr Erscheinungsbild im Portal
- Rollen und Rechte, Abteilungen und Berechtigungsstufen
- Felder, soweit das Produkt sie vorsieht
Für all das brauchen Sie niemanden von uns.
Der Testversand ist die wichtigste Kleinigkeit
E-Mail-Vorlagen sind der Teil, den Ihre Lieferanten zuerst sehen — oft bevor sie die Plattform überhaupt betreten. Nutzen Sie Vorschau und Testversand, bevor eine Vorlage produktiv geht. Eine Einladung mit einem Platzhalter darin ist der erste Eindruck, den Sie nicht zurückholen.
Deutsch und Englisch sind vollständig gepflegt. Die Oberfläche gibt es in mehr Sprachen; die Vorlagen in diesen beiden.
Was es nicht gibt
Damit niemand danach sucht:
- Keine Vorlagen für Ausschreibungen. Stattdessen duplizieren Sie eine bestehende — das ist die Antwort auf „haben Sie Vorlagen?” und in der Praxis die bessere, weil eine Kopie mit echten Inhalten startet.
- Keine Branchenpakete. Das Produkt ist generisch und wird über Kategorien und Kriterien auf Sie zugeschnitten.
- Keine frei konfigurierbaren Freigabestufen. Die interne Freigabe existiert, mit dokumentierter Rückweisung — sie ist ein Schritt, keine Kette, die Sie bauen.
Tarifgrenzen
Es gibt eine Seite mit Lizenz- und Grenzwerten — Benutzer, Lieferanten. Sie zeigt an, sie erzwingt nichts. Wer eine Grenze überschreitet, wird nicht ausgesperrt. Behandeln Sie die Zahlen als Information für Ihre Planung, nicht als Sicherung.